Bienvenue dans l’ère de la communication unifiée ou collaborative

Le recours au télétravail a été l’un des principaux moyens de poursuivre l’activité pendant le confinement. Source d’économies et de performance pour les entreprises, le télétravail est appelé à se généraliser, dans une logique d’hybridation progressive du travail (présentiel/distanciel).

Si certaines entreprises ont découvert le travail à distance, d’autres au contraire, pressentaient déjà cette évolution sociétale, par ailleurs, par les avantages découlant de l’usage interne des outils collaboratifs : travail en simultané, en temps réel, centralisation et partage de l’information, réactivité immédiate, gain de temps, émulation, synergie, efficacité, …

En dopant l’adoption du travail collaboratif à distance, la crise sanitaire a précipité l’évolution des pratiques et des habitudes de travail dans toutes les entreprises.

Le travail collaboratif ne date pas de hier. Tout travail humain collectif, du type participation à une action commune, est par définition collaboratif. Ce terme a un sens plus particulier aujourd’hui …

Sur Wikipédia, on désigne par “communications unifiées ou collaboratives” un ensemble de services permettant d’intégrer étroitement :

• Les moyens de communications interpersonnelles en temps réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo…
• Les outils de travail collaboratif (comme la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférences par le web, de partage et de gestion de documents…).
• L’environnement informatique, notamment les outils de bureautique, comme le client de messagerie électronique, l’agenda, le traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations. L’e-mail arrive largement en tête (79%) des outils de communication / collaboration les plus fréquemment utilisés, devant le téléphone (63%) et les espaces documentaires partagés (45%).

En plus de stocker, ces outils visent à centraliser l’information, l’essence même de l’entreprise et à la mettre à disposition des collaborateurs.

 

Les outils sont de deux ordres : synchrones et asynchrones. Les premiers permettent une collaboration en temps réel, tandis que les seconds reposent sur l’écrit.

Les outils synchrones :

• La messagerie instantanée (chat ou tchat): conversations écrites en temps réel
• les différents types de téléconférences: audioconférence, visioconférence, webconférence

Les outils asynchrones :

• coordination : agendas partagés, workflows (gestion informatique des tâches et des acteurs)
• travail partagé : révision de fichiers en mode collaboratif, plateforme de stockage

 

Au final, les outils collaboratifs sont fondamentaux et améliorent la performance des entreprises :

• Réduction des coûts : mutualisation, travail en simultané, prise de décision, transports,
• Augmentation de la productivité : communication facilitée, partage des connaissances, plus de rétention ou de perte d’information, gain de temps,
• Autonomie des équipes : outil de coordination, responsabilisation, prise d’initiative,
• Capitalisation des connaissances et des expertises de l’entreprise

Exemple d’usages des outils collaboratifs pour simplifier la vie des collaborateurs :

• Partager des documents : les fichiers en ligne sont accessibles par tous les collaborateurs, partout et à chaque instant (au bureau ou en mobilité, sur ordinateur ou terminal mobile).
• Participer, collaborer, échanger de façon plus efficace : plus besoin d’échanger par e-mail ou d’organiser des réunions pour se tenir au courant de « qui a fait quoi » et de ce qu’il reste à faire grâce aux outils de gestion de projets.
• Valoriser les différents points de vue : plusieurs collaborateurs interviennent sur les documents et peuvent laisser leurs commentaires afin de croiser les expertises

Le travail collaboratif repose sur une communication formelle en réseau et non plus hiérarchique. Cette façon de travailler exige et favorise une bonne coordination des tâches.

Les positionnements hiérarchiques doivent être réinventés. Dans ce contexte, les managers deviennent surtout des organisateurs ou des chefs d’orchestre.

Si les managers directs ne promeuvent pas l’utilisation des outils collaboratifs et ne « donnent pas l’exemple » en les utilisant eux-mêmes, les employés estiment que leur utilité est limitée.

 

Le télétravail bouscule la relation entre managers et collaborateurs. L’Usine Nouvelle vient de publier son baromètre exclusif du travail à distance. Plusieurs dirigeants nous y font part de leurs expériences, dont Xavier Chéreau, DRH du groupe PSA :

« C’est la complémentarité entre distanciel et présentiel qui est importante, pas le télétravail en tant que tel. Un système hybride change fondamentalement le rapport à l’autre, en permettant de mieux profiter de la relation présentielle. Si vous venez au bureau, c’est parce que vous avez besoin d’interagir avec vos collègues, de travailler de manière collaborative, sur un projet. Si ce n’est pas utile, vous restez à distance, avec des outils informatiques qui permettent de travailler non plus en vertical, mais en communauté. C’est une transformation majeure, d’intérêt commun pour les collaborateurs et l’entreprise … En réfléchissant à la valeur ajoutée du travail à distance – une meilleure concentration, par exemple – et à celle du présentiel – apporter plus de valeur au travail en équipe –, l’entreprise sera plus efficiente … C’est un enjeu de transformation, une bascule de l’entreprise. Il faudra accompagner l’ensemble du management pour qu’il apprenne à travailler autrement. »

Une tension particulière existe entre la logique de collaboration professionnelle et la logique de la sécurité informatique (sécurisation des données, outils collaboratifs en ligne, conservation des données, etc.).

Les pannes du lien internet, de réseau informatique ou des plateformes proposant ces outils sont tout autant problématiques.

 

Dans un article paru dans le journal du CNRS, Gildas Avoine, professeur de cryptologie, nous fait part de son expertise et de ses recommandations :

« la visioconférence peut constituer une faiblesse dans la sécurité d’une entreprise, mais cela ne doit pas occulter le fait que d’autres outils de communication sont tout aussi problématiques. Cela concerne les messageries instantanées qui se sont sournoisement imposées dans nos vies durant cette crise sanitaire, et qui, souvent intégrées dans le même logiciel que la visioconférence, souffrent de maux similaires … À noter que Jitsi et Big Blue Button sont deux solutions présentes dans le Socle interministériel de logiciels libres. Enfin, Tixeo est une solution qui permet le chiffrement de bout en bout et qui est certifiée par l’ANSSI. C’est notamment la solution retenue par le CNRS pour ses visioconférences. Dernier conseil, utilisez un poste dédié à la visioconférence pour limiter le risque de fuite d’information. Si ce n’est pas possible, privilégiez une visioconférence dans le navigateur plutôt qu’installer une application, et n’utilisez pas ce navigateur ou votre profil pour autre chose que la visioconférence. »

Futurs utilisateurs, ce sont vos collaborateurs qui sont les plus à même de déterminer l’outil qui convient le mieux pour l’exercice de leur métier ! Demander leurs avis permet aussi de préparer la transition. Quelques collaborateurs peuvent se porter volontaires pour tester l’outil et partager leur retour d’expérience.

Lors de la planification du déploiement, les formations sont essentielles pour préparer la mise en place réussie d’un outil collaboratif. Impliquer et former les salariés. Mal préparé, cela peut être source de stress et d’incompréhension, voire de rejet, de la part des salariés.

Chez Alliance Informatique nous avons décidé d’aller plus loin dans notre propre réflexion, en ajoutant de nouvelles fonctionnalités à notre logiciel de gestion, l’ERP ITMS.

Le module de gestion électronique des documents (GED) a été enrichi de fonctionnalités collaboratives et de sécurisation des données :

• Gestion de documents : gestion documentaire, archivage, gestion des droits, gestion des emails, …
• Gestion de processus : Workflow, processus métier (BPM), reconnaissance de documents, gestion des contenus transactionnels…
• Gestion des éditeurs (sans licences) : traitement de texte, tableur, images et emails sont directement intégrés

De plus, l’architecture modulaire de notre logiciel, permet de ne mettre en place que les fonctionnalités qu’une entreprise souhaite utiliser.

 

En ce qui concerne la téléphonie, elle s’impose comme un facteur déterminant dans la transformation des entreprises vers plus de collaboratif et plus de télétravail. C’est dans cet esprit que nous avons également intégré le protocole WebRTC à nos solutions de téléphonie.

Au bureau ou en télétravail, vos clients pourront vous joindre avec le même numéro et sur le terminal de votre choix (téléphone filaire, mobile, ordinateur, tablette) en toute transparence. Nul besoin d’installation logiciel. De plus, vous bénéficiez de tous vos services habituels (transfert, messagerie, conférence, etc.), et d’une interface ergonomique de gestion des appels.

 

Vous voulez en savoir plus ! N’hésitez pas à nous contacter, on se fera un plaisir de vous donner des explications … à distance ou en présentiel, selon votre humeur 🙂